شرکت‌های مدیریت ساختمان با یک چالش دوگانه روبه‌رو هستند: از یک طرف باید چند ساختمان را با تیمی محدود و فرآیندی یکسان اداره کنند؛ از طرف دیگر، هر ساختمان قواعد، فرمول شارژ، هیئت‌مدیره و انتظارات خاص خودش را دارد. ابزارهای عمومی یا فایل‌های جداگانه برای هر ساختمان، هیچ‌کدام از این دو نیاز را به‌خوبی پاسخ نمی‌دهند.
سامانه ما از ابتدا چندساختمانی طراحی شده است؛ یعنی مدیریت چند ساختمان از یک جا، بدون اینکه داده‌های آن‌ها با هم قاطی شود.
چند ساختمان، یک سامانه
- هر ساختمان فضای مستقل خود را دارد: واحدها، ساکنان، شارژ، صندوق‌ها، طرف حساب‌ها و اسناد.
- تیم شرکت می‌تواند بر اساس نقش، به یک یا چند ساختمان دسترسی داشته باشد.
- فرآیند کار در همه ساختمان‌ها یکسان است؛ بنابراین آموزش کارکنان شرکت یک بار انجام می‌شود.
داده‌های کاملاً جدا
داده‌های هر ساختمان در سطح پایگاه داده از سایر ساختمان‌ها جدا نگهداری می‌شود. ساکنان و هیئت‌مدیره یک ساختمان هیچ دسترسی‌ای به اطلاعات ساختمان‌های دیگر ندارند. این جداسازی برای شرکتی که به چند هیئت‌مدیره پاسخ‌گوست، یک الزام اعتمادی است، نه یک امکان اضافه. جزئیات در صفحه امنیت و حریم داده.
تنظیمات اختصاصی هر ساختمان
هر ساختمان می‌تواند متفاوت باشد:
- فرمول شارژ: متراژی، نفری، ترکیبی، با طبقه، پارکینگ و انباری.
- دوره شارژ: ماهانه، فصلی یا سالانه.
- سررسید و جریمه دیرکرد مطابق مصوبه مجمع همان ساختمان.
- روش‌های پرداخت: کارت، حساب، شبا یا لینک پرداخت اختصاصی ساختمان.
- امکانات مشترک و قواعد رزرو آن‌ها.
- نقش‌ها و دسترسی‌ها مطابق ساختار مدیریتی آن ساختمان.
- صفحه عمومی اختصاصی با آدرس مخصوص هر ساختمان.
نقش‌های قابل تنظیم برای تیم شرکت
یک شرکت مدیریت معمولاً ترکیبی از این نقش‌ها را دارد:
- مدیر حساب: مسئول ارتباط با هیئت‌مدیره چند ساختمان.
- کارشناس مالی: بررسی و تأیید فیش‌ها، ثبت هزینه‌ها و تهیه گزارش.
- ناظر فنی: پیگیری پیمانکاران و چک‌لیست‌های عملیاتی.
- کارکنان ساختمان: لابی‌من، سرایدار و نگهبان با دسترسی محدود به پنل کارکنان.
هر نقش فقط آنچه را که لازم دارد می‌بیند و انجام می‌دهد و همه اقدامات در گزارش فعالیت ثبت می‌شود.
گزارش برای هر هیئت‌مدیره
شرکت مدیریت در برابر هیئت‌مدیره هر ساختمان پاسخ‌گوست. در سامانه، اعضای هیئت‌مدیره هر ساختمان پنل خود را دارند و گزارش‌ها را مستقیماً می‌بینند:
- درآمد و هزینه؛
- گردش صندوق‌ها؛
- مطالبات و سنی بدهی‌ها؛
- بودجه در برابر عملکرد؛
- اجرای چک‌لیست‌های کارکنان؛
- گزارش فعالیت‌ها.
وقتی هیئت‌مدیره خودش گزارش‌ها را می‌بیند، اعتماد به شرکت بیشتر می‌شود و جلسات به‌جای توضیح اعداد، صرف تصمیم‌گیری می‌شود.
مثال: یک صبح کاری در شرکت مدیریت
فرض کنید شرکتی سه ساختمان را اداره می‌کند:
- ساختمان اول با ۴۰ واحد و شارژ ماهانه: کارشناس مالی ۱۲ فیش جدید را بررسی و تأیید می‌کند.
- ساختمان دوم با ۲۴ واحد و شارژ فصلی: شارژ فصل جدید به‌صورت خودکار صادر شده و ساکنان صورتحساب را در پنل می‌بینند.
- ساختمان سوم با ۶۰ واحد و استخر: ناظر فنی گزارش اجرای چک‌لیست موتورخانه را بررسی و فاکتور سرویس پمپ را با سند ثبت می‌کند.
همه این کارها از یک سامانه انجام می‌شود، اما داده‌ها و گزارش‌های هر ساختمان جدا باقی می‌مانند.
شروع کار با ساختمان جدید
وقتی شرکت ساختمان تازه‌ای را تحویل می‌گیرد:
- مشخصات ساختمان، واحدها و ساکنان ثبت می‌شود؛
- فرمول شارژ و دوره آن بر اساس مصوبه مجمع تعریف می‌شود؛
- صندوق‌ها، روش‌های پرداخت و طرف حساب‌ها تنظیم می‌شوند؛
- نقش‌ها و دسترسی‌ها برای هیئت‌مدیره، کارکنان و ساکنان تعیین می‌شود.
اگر ساختمان سوابق گذشته دارد، تیم ما در انتقال و ثبت اسناد تاریخی همراه شماست.
مزیت رقابتی برای شرکت شما
هیئت‌مدیره‌ها وقتی شرکت مدیریت انتخاب می‌کنند، به دنبال شفافیت هستند. ارائه پنل هیئت‌مدیره، صورتحساب حرفه‌ای برای ساکنان و حساب‌هایی که هیچ رکوردی از آن حذف نمی‌شود، پیشنهاد شرکت شما را از شیوه سنتی کار با فایل و کاغذ متمایز می‌کند.
قدم بعدی
برای گفت‌وگو درباره تعداد ساختمان‌ها، ساختار تیم و نیازهای شرکت شما، درخواست دمو ثبت کنید. برای دیدن همه امکانات، صفحه امکانات سامانه را ببینید.