سامانه مدیریت ساختمان با اطلاعاتی سروکار دارد که هم مالی است و هم شخصی: بدهی و پرداخت واحدها، اطلاعات تماس ساکنان، قراردادها و اطلاعات بانکی کارکنان و پیمانکاران. از نگاه ما، امنیت فقط جلوگیری از نفوذ نیست؛ اطمینان از اینکه هیچ عددی بی‌صدا تغییر نمی‌کند هم بخشی از امنیت است.
در این صفحه اصول امنیتی سامانه را به زبان ساده توضیح می‌دهیم.
دسترسی مبتنی بر نقش
هر کاربر سامانه نقشی دارد و هر نقش مجموعه‌ای از دسترسی‌ها:
- مدیریت: اداره شارژ، پرداخت‌ها، هزینه‌ها، صندوق‌ها و تنظیمات ساختمان.
- هیئت‌مدیره: مشاهده گزارش‌ها و در صورت تعریف، تأیید برخی عملیات.
- کارکنان: لابی‌من، سرایدار و نگهبان با دسترسی به چک‌لیست‌ها و بخش‌های عملیاتی.
- ساکنان: فقط اطلاعات واحد خودشان.
نقش‌ها و دسترسی‌ها برای هر ساختمان به‌طور کامل قابل تنظیم‌اند. برای مثال، می‌توان برای حسابرس نقشی با دسترسی فقط‌مشاهده تعریف کرد. اصل ما حداقل دسترسی لازم است: هر کس فقط آنچه را برای کارش لازم دارد می‌بیند و انجام می‌دهد.
دفتر مالی بدون حذف
در سامانه ما هیچ رکورد مالی حذف نمی‌شود؛ نه شارژ، نه پرداخت، نه هزینه و نه انتقال میان صندوق‌ها. اگر رکوردی اشتباه باشد:
- رکورد با ثبت دلیل باطل می‌شود؛
- رکورد باطل‌شده با دلیل، کاربر و زمان ابطال باقی می‌ماند؛
- در صورت نیاز، رکورد صحیح جداگانه ثبت می‌شود.
این رویکرد از خطای انسانی، سوءاستفاده و اختلاف‌های بعدی جلوگیری می‌کند. گزارش‌های گذشته هرگز بی‌صدا تغییر نمی‌کنند و حسابرس همیشه می‌تواند مسیر هر عدد را دنبال کند.
گزارش فعالیت کامل
همه اقدامات مهم در سامانه ثبت می‌شوند: چه کسی، چه چیزی را، چه زمانی ثبت، تأیید، باطل یا تغییر داده است. گزارش فعالیت برای مدیریت و نقش‌های مجاز قابل مشاهده است و ابزاری کلیدی برای حسابرسی، حل اختلاف و پاسخ‌گویی است.
جداسازی داده هر ساختمان
سامانه چندساختمانی است، اما داده‌های هر ساختمان از سایر ساختمان‌ها جداست. این جداسازی فقط در ظاهر برنامه نیست؛ در سطح پایگاه داده و با سیاست‌های امنیتی سطح ردیف (Row-Level Security) اعمال می‌شود. یعنی حتی اگر خطایی در لایه‌های بالاتر برنامه رخ دهد، پایگاه داده اجازه نمی‌دهد داده یک ساختمان در دسترس کاربران ساختمان دیگر قرار گیرد.
برای شرکت‌های مدیریت ساختمان که چند ساختمان را اداره می‌کنند، این یعنی هر هیئت‌مدیره می‌تواند مطمئن باشد اطلاعات ساختمانش با ساختمان‌های دیگر قاطی نمی‌شود.
حریم ساکنان
- هر ساکن فقط صورتحساب و اطلاعات واحد خود را می‌بیند.
- بدهی واحدها در پنل سایر ساکنان نمایش داده نمی‌شود.
- اطلاعات تماس ساکنان برای اطلاع‌رسانی ساختمان استفاده می‌شود و در اختیار سایر ساکنان قرار نمی‌گیرد.
جزئیات بیشتر درباره نحوه استفاده از اطلاعات در سیاست حریم خصوصی آمده است.
اطلاعات حساس
اطلاعات حساس مانند تنظیمات و اعتبارنامه‌های اتصال به سرویس‌دهندگان پیام، به‌صورت رمزنگاری‌شده نگهداری می‌شوند. اطلاعات بانکی طرف حساب‌ها فقط برای نقش‌های مجاز قابل مشاهده است.
پشتیبان‌گیری
از داده‌های سامانه به‌طور منظم نسخه پشتیبان تهیه می‌شود تا در صورت بروز مشکل فنی، امکان بازیابی وجود داشته باشد. جزئیات برنامه پشتیبان‌گیری را می‌توانید در جلسه راه‌اندازی با تیم ما بررسی کنید.
میزبانی
سامانه امکان میزبانی روی زیرساخت داخل ایران را دارد. برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که الزامات خاصی درباره محل نگهداری داده دارند، گزینه‌های میزبانی را در گفت‌وگو با تیم ما بررسی کنید.
مسئولیت مشترک
امنیت، مسئولیت مشترک ما و مدیریت هر ساختمان است. چند توصیه ساده:
- دسترسی‌ها را بر اساس نیاز واقعی هر نقش تعریف کنید؛
- با تغییر هیئت‌مدیره یا کارکنان، دسترسی افراد قبلی را بی‌درنگ بازبینی کنید؛
- رمز عبور حساب‌ها را در اختیار دیگران قرار ندهید؛
- گزارش فعالیت را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید.
پرسش درباره امنیت
اگر درباره امنیت، محل نگهداری داده یا پشتیبان‌گیری پرسش مشخصی دارید، یا سازمان شما پرسش‌نامه امنیتی دارد، از طریق صفحه تماس با ما در ارتباط باشید. برای آشنایی با سوابق غیرقابل‌حذف و گزارش فعالیت، صفحه حسابداری حسابرسی‌پذیر را ببینید.