بیشتر ابزارهای مدیریت ساختمان برای «ثبت» ساخته شده‌اند؛ سامانه ما برای اثبات ساخته شده است. ایده آن از دل یک تجربه واقعی آمد: حسابرسی یک برج مسکونی با سال‌ها فیش و سند پراکنده، و نبود ابزاری که هر ریال را مستند نگه دارد. نتیجه، سامانه‌ای است که در آن هر عدد، مبنا و سابقه دارد.
اصل اول: هیچ چیز حذف نمی‌شود
در سامانه ما هیچ رکورد مالی (شارژ، پرداخت، هزینه، انتقال) حذف نمی‌شود. اگر اشتباهی رخ دهد، رکورد با ثبت دلیل باطل می‌شود و رکورد صحیح جایگزین آن ثبت می‌شود. رکورد باطل‌شده، دلیل ابطال، کاربری که آن را باطل کرده و زمان آن، همگی باقی می‌مانند.
این اصل ساده، مهم‌ترین تفاوت یک دفتر قابل‌اعتماد با یک فایل قابل‌ویرایش است. حسابرس می‌تواند ببیند چه چیزی ثبت شده، چه چیزی اصلاح شده و چرا.
گزارش فعالیت کامل
هر اقدام در سامانه، از ثبت فیش تا تأیید پرداخت و تغییر فرمول شارژ، در گزارش فعالیت ثبت می‌شود: چه کسی، چه چیزی را، چه زمانی تغییر داده است. این گزارش هم برای حسابرسی و هم برای حل اختلاف‌های روزمره قابل استفاده است.
فیش‌ها و پرداخت‌های ساکنان
- ساکن فیش پرداخت را با تصویر از تلفن همراه ارسال می‌کند و «بابت» آن را مشخص می‌کند؛ مثلاً شارژ جاری، شارژ فوق‌العاده یا هزینه رزرو.
- مدیریت فیش را بررسی و تأیید یا رد می‌کند.
- پرداخت تأییدشده به‌صورت پیش‌فرض به قدیمی‌ترین بدهی واحد تخصیص می‌یابد.
- مبلغ اضافه به‌عنوان اعتبار واحد نگهداری می‌شود.
- روش‌های پرداخت هر ساختمان (کارت، شماره حساب، شبا یا لینک پرداخت) به ساکنان نمایش داده می‌شود.
صندوق‌ها و حساب‌ها
پول ساختمان در صندوق‌های جدا نگهداری و گزارش می‌شود:
- حساب بانکی ساختمان (یک یا چند حساب)؛
- صندوق نقدی؛
- صندوق شارژ برای هزینه‌های جاری؛
- صندوق ذخیره برای تعمیرات اساسی آینده؛
- تنخواه برای هزینه‌های خرد، با گزارش مسئول تنخواه.
انتقال میان صندوق‌ها به‌صورت سند انتقال ثبت می‌شود تا هر دو طرف آن دیده شود. درباره مدیریت صندوق ذخیره، مقاله صندوق ذخیره ساختمان را بخوانید.
طرف حساب‌ها و هزینه‌ها
کارکنان ساختمان (لابی‌من، سرایدار، نگهبان) و پیمانکاران (آسانسور، چیلر، موتورخانه، باغبانی و غیره) پرونده کامل دارند: مشخصات، قرارداد و اطلاعات بانکی. هر هزینه یا فاکتور:
- به یک طرف حساب مرتبط است؛
- منبع پرداخت مشخص دارد (کدام حساب یا صندوق)؛
- سند پیوست دارد (فاکتور، قبض، قرارداد یا رسید).
به این ترتیب، پاسخ سؤال «این پول به چه کسی، بابت چه، از کجا و با چه سندی پرداخت شد؟» همیشه در سامانه است.
مثال: یک پرداخت، از فیش تا گزارش
- ساکن واحدی ۵ میلیون تومان واریز می‌کند و فیش آن را بابت شارژ جاری ارسال می‌کند.
- واحد دو دوره بدهی دارد: ۳٫۲ میلیون تومان قدیمی‌تر و ۳٫۲ میلیون تومان دوره جاری.
- پس از تأیید مدیریت، ۳٫۲ میلیون به دوره قدیمی‌تر و ۱٫۸ میلیون به دوره جاری تخصیص می‌یابد.
- مانده بدهی واحد ۱٫۴ میلیون تومان می‌شود و در صورتحساب ساکن نمایش داده می‌شود.
- واریز در صندوق مربوط ثبت و در گزارش درآمد و گزارش مطالبات دیده می‌شود.
- اگر بعداً معلوم شود فیش تکراری بوده، پرداخت با ذکر دلیل باطل می‌شود و مانده واحد به حالت قبل برمی‌گردد؛ با سابقه کامل.
بایگانی اسناد
فاکتورها، قراردادها، قبوض، صورت‌جلسات مجمع و سایر مدارک در بایگانی اسناد ساختمان نگهداری می‌شوند؛ در کنار همان رکوردهای مالی که به آن‌ها مربوط‌اند.
گزارش‌هایی که حسابرس لازم دارد
- درآمد و هزینه در هر دوره؛
- گردش و مانده صندوق‌ها؛
- مطالبات و سنی بدهی‌ها (جاری و معوق)؛
- تفکیک هزینه‌ها؛
- بودجه در برابر عملکرد؛
- گزارش فعالیت‌ها؛
- صورتحساب هر واحد با چاپ حرفه‌ای.
برای جزئیات بیشتر، صفحه گزارش‌ها را ببینید.
دسترسی بر اساس نقش
نقش‌ها و دسترسی‌ها برای هر ساختمان قابل تنظیم است. برای مثال، حسابرس یا عضو هیئت‌مدیره می‌تواند همه سوابق را ببیند بدون اینکه امکان ثبت یا تأیید داشته باشد؛ و مسئول تنخواه فقط به بخش مربوط به خود دسترسی دارد.
انتقال سوابق گذشته
اگر ساختمان شما سال‌ها سابقه فیش، رسید و سند دارد، تیم ما در انتقال و ثبت اسناد تاریخی همراه شماست تا حساب‌ها از یک نقطه شروع روشن و قابل دفاع آغاز شوند.
قدم بعدی
اگر مدیر، عضو هیئت‌مدیره یا حسابرس ساختمان هستید، بهترین راه ارزیابی، دیدن سامانه روی داده‌های نمونه است. درخواست دمو ثبت کنید یا صفحه راهکار حسابرسان را ببینید.