در بسیاری از ساختمان‌ها، گزارش مالی یعنی یک جدول که مدیر شب قبل از مجمع آماده می‌کند. این جدول معمولاً دیر می‌رسد، با دفاتر همخوانی کامل ندارد و به سؤال‌های اصلی مالکان پاسخ نمی‌دهد. در سامانه ما، گزارش‌ها از همان رکوردهایی ساخته می‌شوند که روزانه ثبت می‌شوند؛ بنابراین همیشه به‌روزند و هر عدد به سند خودش قابل ردیابی است.
گزارش‌های اصلی
درآمد و هزینه
مجموع درآمدها (شارژ جاری، شارژ فوق‌العاده، هزینه رزرو امکانات و سایر درآمدها) در برابر هزینه‌ها در هر دوره. این گزارش اولین پاسخ به سؤال «ساختمان در این دوره چه وضعیتی داشت؟» است.
صندوق‌ها
مانده و گردش هر صندوق: حساب‌های بانکی، صندوق نقدی، صندوق شارژ، صندوق ذخیره و تنخواه؛ همراه با انتقال‌های میان صندوق‌ها.
مطالبات و سنی بدهی
بدهی واحدها به تفکیک جاری و معوق. این گزارش نشان می‌دهد چه مبلغی از شارژها هنوز وصول نشده و قدمت آن چقدر است؛ ابزاری کلیدی برای اولویت‌بندی پیگیری.
تفکیک هزینه‌ها
هزینه‌ها به تفکیک دسته (نیروی انسانی، نگهداری، قبوض، ملزومات و غیره) و طرف حساب. این گزارش نشان می‌دهد پول ساختمان واقعاً کجا خرج می‌شود.
روند شارژ
مبلغ شارژ صادرشده و وصول‌شده در طول زمان. تغییرات نرخ، اثر شارژ فوق‌العاده و روند وصول در این گزارش دیده می‌شود.
بودجه در برابر عملکرد
مقایسه بودجه مصوب با هزینه واقعی در هر ردیف. انحراف‌ها به‌وضوح مشخص می‌شوند تا مدیر بتواند علت آن‌ها را توضیح دهد و هیئت‌مدیره برای دوره بعد تصمیم بگیرد.
رزرو امکانات
تعداد رزروها و درآمد هر امکان مشترک در هر دوره.
اجرای چک‌لیست‌ها
میزان انجام چک‌لیست‌های روزانه کارکنان؛ مثلاً اینکه بازدید موتورخانه در چند روز از ماه انجام و ثبت شده است.
گزارش فعالیت‌ها
چه کسی، چه چیزی را، چه زمانی ثبت، تأیید، باطل یا تغییر داده است. این گزارش برای حسابرسی و حل اختلاف ضروری است.
مقایسه دوره‌ها
همه گزارش‌های اصلی در دوره‌های ماهانه، فصلی و سالانه قابل مشاهده و مقایسه‌اند. برای مثال:
- هزینه انرژی این زمستان در مقایسه با زمستان سال قبل؛
- نرخ وصول شارژ این فصل در مقایسه با فصل قبل؛
- هزینه نگهداری آسانسور امسال در مقایسه با بودجه.
مثال: گزارش فصلی برای هیئت‌مدیره
فرض کنید هیئت‌مدیره یک برج در جلسه فصلی این اعداد را از گزارش‌ها می‌بیند:
- درآمد فصل: ۲۹۰ میلیون تومان؛ شامل ۲۷۵ میلیون شارژ و ۱۵ میلیون درآمد رزرو امکانات
- هزینه فصل: ۲۷۰ میلیون تومان
- مازاد فصل: ۲۰ میلیون تومان که به صندوق ذخیره منتقل شده است
- مطالبات: ۴۰ میلیون تومان؛ ۲۸ میلیون جاری و ۱۲ میلیون معوق بیش از یک دوره
- بودجه در برابر عملکرد: قبوض مشترک ۸ میلیون تومان بیش از بودجه
در یک نگاه، هیئت‌مدیره می‌داند وضعیت کلی مثبت است، پیگیری ۱۲ میلیون مطالبات معوق اولویت دارد و علت افزایش قبوض باید بررسی شود. همه این اعداد به رکوردها و اسناد خود قابل ردیابی‌اند.
صورتحساب واحد و چاپ رسمی
علاوه بر گزارش‌های کلی، صورتحساب هر واحد با فیلتر دوره و نسخه چاپی حرفه‌ای در دسترس است. فهرست واحدها و مانده‌ها هم با فیلتر دوره، وضعیت همه واحدها را در یک نما نشان می‌دهد.
گزارش برای هر نقش
دسترسی به گزارش‌ها بر اساس نقش تنظیم می‌شود:
- هیئت‌مدیره گزارش‌های کلی را از پنل خود می‌بیند؛
- مدیریت به همه گزارش‌ها و جزئیات دسترسی دارد؛
- حسابرس می‌تواند با دسترسی مشاهده، سوابق و گزارش‌ها را بررسی کند؛
- ساکنان فقط صورتحساب واحد خود را می‌بینند.
چرا گزارش‌های سیستمی قابل اعتمادترند؟
- یک منبع داده: گزارش‌ها از همان رکوردهای روزانه ساخته می‌شوند، نه از جدول‌های جداگانه.
- بدون حذف: چون هیچ رکورد مالی حذف نمی‌شود، گزارش‌های گذشته بی‌صدا تغییر نمی‌کنند.
- قابل ردیابی: هر عدد به سند و رکورد خود برمی‌گردد.
- همیشه آماده: لازم نیست شب قبل از مجمع جدول بسازید.
قدم بعدی
برای دیدن گزارش‌ها و نمودارها روی داده‌های نمونه، درخواست دمو ثبت کنید. برای آشنایی با ثبت‌هایی که این گزارش‌ها از آن ساخته می‌شوند، صفحه حسابداری حسابرسی‌پذیر را ببینید.