محاسبه شارژ، نقطه شروع بیشتر اختلاف‌های مالی در ساختمان است. وقتی فرمول در ذهن مدیر یا در یک فایل شخصی باشد، هر تغییر مدیر یا هر اعتراض ساکن، محاسبه را از نو باز می‌کند. در سامانه ما، فرمول شارژ هر ساختمان مکتوب، پایدار و قابل توضیح است و هر شارژ صادرشده سابقه دارد.
طرح شارژ پویا
هر ساختمان می‌تواند یک یا چند طرح شارژ تعریف کند. در هر طرح، مبنای محاسبه به‌طور کامل قابل تنظیم است:
- متراژ (متر مربع): نرخ مشخص برای هر متر مربع واحد.
- طبقه: برای مواردی که مجمع برای طبقات، ضریب یا مبلغ متفاوت تصویب کرده است.
- تعداد نفرات: سهم هر ساکن از هزینه‌های مصرفی.
- پارکینگ: مبلغ برای هر جای پارک یا پارکینگ اضافه.
- انباری: مبلغ برای هر انباری.
- فرمول ترکیبی: ترکیبی از موارد بالا؛ مثلاً بخش ثابت بر اساس متراژ به‌علاوه بخش مصرفی بر اساس نفرات.
مشخصات هر واحد (متراژ، طبقه، تعداد ساکنان، پارکینگ و انباری) در پرونده واحد ثبت می‌شود و محاسبه همیشه بر اساس اطلاعات به‌روز انجام می‌شود.
مثال
فرض کنید مجمع تصویب کرده است: ۲۵ هزار تومان برای هر متر مربع، ۶۰۰ هزار تومان برای هر نفر و ۳۰۰ هزار تومان برای هر پارکینگ اضافه. برای واحدی ۱۵۰ متری با ۴ ساکن و یک پارکینگ اضافه:
- بخش متراژی: ۱۵۰ × ۲۵٬۰۰۰ = ۳٬۷۵۰٬۰۰۰ تومان
- بخش نفری: ۴ × ۶۰۰٬۰۰۰ = ۲٬۴۰۰٬۰۰۰ تومان
- پارکینگ اضافه: ۳۰۰٬۰۰۰ تومان
- جمع شارژ دوره: ۶٬۴۵۰٬۰۰۰ تومان
این محاسبه برای همه واحدها و در هر دوره، بدون محاسبه دستی و با همان منطق انجام می‌شود. برای امتحان اعداد ساختمان خودتان، ماشین‌حساب شارژ را ببینید.
دوره، سررسید و جریمه دیرکرد
- دوره شارژ: ماهانه، فصلی یا سالانه؛ متناسب با تصمیم مجمع و ساختار هزینه‌های ساختمان.
- تاریخ سررسید: برای هر دوره مشخص می‌شود و در صورتحساب ساکنان نمایش داده می‌شود.
- قاعده جریمه دیرکرد: در صورت تصویب مجمع، به‌صورت یکسان برای همه واحدها اعمال می‌شود؛ نه سلیقه‌ای و نه موردی.
- صدور خودکار: در صورت فعال بودن، شارژ هر دوره در زمان مقرر صادر می‌شود و مدیر لازم نیست هر بار آن را به یاد بیاورد.
برای مقایسه دوره‌های مختلف، مقاله شارژ فصلی یا ماهانه را بخوانید.
شارژ فوق‌العاده
هزینه‌های بزرگ و یک‌باره، مانند نوسازی آسانسور یا تعمیرات نما، نباید با شارژ جاری قاطی شوند. در سامانه، شارژ فوق‌العاده جداگانه، با عنوان و مبنای تقسیم خودش صادر می‌شود. این تفکیک به‌ویژه در واحدهای اجاره‌ای اهمیت دارد؛ چون معمولاً شارژ جاری با مستأجر و هزینه‌های اساسی با مالک است.
پرداخت و تخصیص
- ساکنان فیش پرداخت را از تلفن همراه ارسال می‌کنند و «بابت» پرداخت را مشخص می‌کنند.
- مدیریت فیش را بررسی و تأیید می‌کند.
- پرداخت‌ها به‌صورت پیش‌فرض به قدیمی‌ترین بدهی تخصیص می‌یابند.
- مبلغ اضافه به‌عنوان اعتبار واحد نگهداری می‌شود و از دوره‌های بعد کسر می‌شود.
صورتحساب واحد
هر واحد صورتحساب کاملی دارد: شارژهای صادرشده، شارژهای فوق‌العاده، هزینه رزرو امکانات، پرداخت‌ها و مانده. صورتحساب با فیلتر دوره قابل مشاهده است و نسخه چاپی حرفه‌ای آن برای ارائه به مالک، مستأجر یا حسابرس آماده است. ساکنان هم صورتحساب واحد خود را در پنل ساکنان می‌بینند.
وضعیت واحدها و مطالبات
فهرست واحدها با مانده هر واحد و فیلتر دوره، به مدیر نشان می‌دهد کدام واحدها به‌روزند و کدام بدهی معوق دارند. گزارش سنی بدهی‌ها، مطالبات را به جاری و معوق تفکیک می‌کند تا پیگیری با اولویت درست انجام شود.
اصلاح بدون حذف
اگر شارژی اشتباه صادر شده باشد، حذف نمی‌شود. شارژ با ثبت دلیل باطل می‌شود و در صورت نیاز دوباره صادر می‌شود. سابقه ابطال در گزارش فعالیت باقی می‌ماند؛ بنابراین هیچ عددی بدون توضیح تغییر نمی‌کند.
چرا این روش اهمیت دارد؟
- ساکنان می‌دانند شارژشان چطور محاسبه شده و اعتراض‌ها کمتر می‌شود.
- مدیر از محاسبه دستی و پیگیری تکراری رها می‌شود.
- هیئت‌مدیره روند شارژ و مطالبات را در گزارش‌ها می‌بیند.
- حسابرس برای هر شارژ، مبنا و سابقه دارد.
شروع کنید
برای دیدن طرح‌های شارژ پویا روی داده‌های نمونه و بررسی فرمول ساختمان خودتان، درخواست دمو ثبت کنید. برای آشنایی با ثبت پرداخت‌ها و صندوق‌ها، صفحه حسابداری حسابرسی‌پذیر را ببینید.