اطلاع‌رسانی در بیشتر ساختمان‌ها پراکنده است: یک پیام در گروه واتس‌اپ، یک برگه روی در آسانسور، چند پیامک شخصی از گوشی مدیر. نتیجه اینکه بخشی از ساکنان خبر ندارند، لحن پیام‌ها یکسان نیست و هیچ سابقه‌ای از اینکه چه چیزی و کی اعلام شده باقی نمی‌ماند. بخش پیام‌رسانی سامانه ما این پراکندگی را سامان می‌دهد.
قالب‌های پیام
برای موقعیت‌های پرتکرار، قالب پیام تعریف می‌شود؛ مانند:
- یادآوری سررسید شارژ؛
- اعلام صدور شارژ دوره جدید؛
- یادآوری بدهی معوق؛
- تأیید دریافت پرداخت؛
- اعلام تعمیرات یا قطعی آب، برق یا آسانسور؛
- دعوت به جلسه مجمع.
قالب‌ها می‌توانند متغیر داشته باشند؛ مثلاً نام ساکن، شماره واحد، مبلغ و تاریخ سررسید. به این ترتیب، هر پیام شخصی‌سازی‌شده است اما لحن و ساختار آن در همه موارد یکسان و حرفه‌ای باقی می‌ماند.
مثال قالب یادآوری
ساکن گرامی واحد {شماره واحد}، شارژ دوره {دوره} به مبلغ {مبلغ} تومان صادر شده و سررسید آن {تاریخ سررسید} است. صورتحساب و روش‌های پرداخت در پنل ساکنان در دسترس است. با سپاس، مدیریت ساختمان.
کانال‌های پشتیبانی‌شده
قالب‌ها برای این کانال‌ها قابل تعریف‌اند:
- پیامک؛
- واتس‌اپ؛
- تلگرام؛
- بله؛
- ایتا.
هر قالب پیش‌نمایش دارد تا پیش از استفاده، متن نهایی با مقادیر نمونه دیده شود. ارسال از هر کانال، پس از اتصال حساب سرویس‌دهنده مربوط برای ساختمان انجام می‌شود؛ وضعیت اتصال کانال‌ها برای ساختمان شما را در جلسه راه‌اندازی با تیم ما هماهنگ کنید.
اطلاعیه‌های ساختمان
اطلاعیه‌ها در پنل ساکنان منتشر می‌شوند و همه ساکنان، از جمله کسانی که در گروه‌های پیام‌رسان عضو نیستند، آن را می‌بینند. اطلاعیه‌ها با تاریخ انتشار ثبت می‌شوند؛ بنابراین اگر بعدها کسی بگوید «از تعمیرات خبر نداشتم»، سابقه اطلاع‌رسانی وجود دارد.
موارد رایج اطلاعیه:
- زمان‌بندی تعمیرات و سرویس‌های دوره‌ای؛
- تغییر قواعد استفاده از امکانات مشترک؛
- تصمیم‌های مجمع و هیئت‌مدیره؛
- تغییر مبلغ یا دوره شارژ؛
- اطلاعات ایمنی و موارد اضطراری.
گروه‌های اجتماعی ساختمان
بسیاری از ساختمان‌ها گروه یا کانال در پیام‌رسان‌ها دارند. پیوند این گروه‌ها در پنل ساکنان نمایش داده می‌شود تا ساکنان جدید بدون جست‌وجو و پرس‌وجو به آن‌ها بپیوندند. مدیریت هم کنترل دارد که کدام گروه‌ها به ساکنان نمایش داده شوند.
ارتباط پیام‌رسانی با حساب‌ها
قالب‌های مالی (یادآوری سررسید، بدهی معوق، تأیید پرداخت) با متغیرهایی مانند مبلغ، دوره و سررسید تعریف می‌شوند؛ همان اطلاعاتی که ساکن در صورتحساب واحد خود در پنل ساکنان می‌بیند. به این ترتیب پیام و صورتحساب یک زبان مشترک دارند و ساکن برای جزئیات، همیشه به یک مرجع مستند ارجاع داده می‌شود.
لحن محترمانه، نتیجه بهتر
تجربه مدیریت ساختمان نشان می‌دهد پیام‌های یادآوری محترمانه، روشن و یکسان، بیشتر از پیام‌های تند یا شخصی نتیجه می‌دهند. قالب‌ها کمک می‌کنند:
- همه ساکنان با لحن یکسان مورد خطاب قرار گیرند؛
- اطلاعات لازم (مبلغ، دوره، سررسید، روش پرداخت) همیشه در پیام باشد؛
- مدیر مجبور نباشد هر بار متن را از نو بنویسد.
برای آشنایی با مراحل پیگیری بدهی و جایگاه یادآوری در آن، مقاله ماده ۱۰ مکرر و اخطاریه عدم پرداخت شارژ را بخوانید.
حریم ساکنان در پیام‌رسانی
اطلاعات تماس ساکنان فقط برای اطلاع‌رسانی ساختمان استفاده می‌شود و در دسترس سایر ساکنان قرار نمی‌گیرد. پیام‌های مالی، شخصی و مخصوص هر واحدند و بدهی یک واحد در گروه‌های عمومی اعلام نمی‌شود.
قدم بعدی
برای دیدن قالب‌ها، پیش‌نمایش و اطلاعیه‌ها روی داده‌های نمونه، درخواست دمو ثبت کنید. برای آشنایی با نمایش اطلاعیه‌ها از نگاه ساکن، صفحه پنل ساکنان را ببینید.