بخش بزرگی از وقت مدیر ساختمان صرف پاسخ به سؤال‌های تکراری می‌شود: «بدهی من چقدر است؟»، «فیش ماه قبل را گرفتید؟»، «شماره کارت ساختمان چیست؟». پنل ساکنان این سؤال‌ها را پیش از پرسیده شدن پاسخ می‌دهد و در عین حال، به ساکنان احترام می‌گذارد: هر ساکن حق دارد بداند چه پرداخته و بابت چه.
دسترسی از تلفن همراه
پنل ساکنان در مرورگر تلفن همراه باز می‌شود و می‌توان آن را مانند یک اپلیکیشن روی صفحه اصلی گوشی نصب کرد (PWA). رابط کاربری به زبان فارسی و راست‌به‌چپ است، نسخه انگلیسی هم دارد و حالت روشن و تیره را پشتیبانی می‌کند.
صورتحساب واحد
هر ساکن صورتحساب واحد خود را می‌بیند:
- شارژهای صادرشده در هر دوره با تاریخ سررسید؛
- شارژهای فوق‌العاده با عنوان مشخص؛
- هزینه رزرو امکانات؛
- پرداخت‌های ثبت‌شده و وضعیت تأیید آن‌ها؛
- مانده بدهی یا اعتبار واحد.
صورتحساب با فیلتر دوره قابل مشاهده است و همان منطقی را نشان می‌دهد که مدیریت و حسابرس می‌بینند. نسخه چاپی رسمی صورتحساب هم توسط مدیریت قابل تهیه است.
ارسال فیش پرداخت
فرآیند پرداخت ساده و مستند است:
- ساکن مبلغ را از طریق یکی از روش‌های پرداخت ساختمان واریز می‌کند.
- در پنل، تصویر فیش را بارگذاری و مبلغ و تاریخ را وارد می‌کند.
- «بابت» پرداخت را مشخص می‌کند؛ مثلاً شارژ جاری، شارژ فوق‌العاده یا هزینه رزرو.
- مدیریت فیش را بررسی و تأیید می‌کند.
- پس از تأیید، پرداخت در صورتحساب واحد ثبت و به قدیمی‌ترین بدهی تخصیص داده می‌شود.
ساکن در هر لحظه می‌بیند فیشش در چه وضعیتی است: در انتظار بررسی، تأییدشده یا ردشده.
مثال
واحدی ۶ میلیون تومان بدهی دارد: ۲ میلیون از دوره قبل و ۴ میلیون از دوره جاری. ساکن ۳ میلیون تومان واریز و فیش آن را ارسال می‌کند. پس از تأیید:
- ۲ میلیون تومان به بدهی دوره قبل تخصیص می‌یابد و آن دوره تسویه می‌شود؛
- ۱ میلیون تومان به دوره جاری تخصیص می‌یابد؛
- مانده بدهی واحد ۳ میلیون تومان است و همین عدد در پنل ساکن نمایش داده می‌شود.
روش‌های پرداخت ساختمان
هر ساختمان روش‌های پرداخت خود را تعریف می‌کند: شماره کارت، شماره حساب، شبا یا لینک پرداخت. این اطلاعات در پنل ساکنان نمایش داده می‌شود تا کسی مجبور نباشد شماره کارت را در گروه پیام‌رسان جست‌وجو کند یا از مدیر بپرسد.
رزرو امکانات
ساکنان می‌توانند امکانات مشترک ساختمان مانند استخر، باشگاه یا روف‌گاردن را از پنل خود رزرو کنند. برنامه زمانی، هزینه، سهمیه واحد و قواعد رزرو پیش از ثبت نمایش داده می‌شود و هزینه رزرو در صورتحساب واحد می‌نشیند. جزئیات در صفحه رزرو امکانات.
اطلاعیه‌ها و گروه‌های ساختمان
- اطلاعیه‌ها: تعمیرات، قطعی‌ها، جلسات مجمع و تصمیم‌های مهم در پنل ساکنان منتشر می‌شود.
- گروه‌های اجتماعی ساختمان: پیوند گروه‌ها و کانال‌های ساختمان در پیام‌رسان‌ها به ساکنان نمایش داده می‌شود تا ساکنان جدید هم به‌راحتی عضو شوند.
حریم ساکنان
هر ساکن فقط اطلاعات واحد خودش را می‌بیند. اطلاعات مالی سایر واحدها، بدهی همسایه‌ها و مشخصات شخصی دیگران در پنل ساکنان نمایش داده نمی‌شود. دسترسی‌ها بر اساس نقش تعریف شده‌اند و مدیریت هر ساختمان می‌تواند آن‌ها را تنظیم کند.
چرا پنل ساکنان به نفع مدیریت است؟
- تماس‌های تکراری کم می‌شود: پاسخ بیشتر سؤال‌ها در پنل است.
- فیش گم نمی‌شود: همه فیش‌ها با تصویر و تاریخ در سامانه ثبت می‌شوند، نه در گفت‌وگوهای پراکنده پیام‌رسان.
- اختلاف کمتر: وقتی ساکن محاسبه و سابقه را می‌بیند، اعتماد بیشتر است.
- وصول سریع‌تر: ساکنی که بدهی خود را روشن می‌بیند و روش پرداخت در دسترس دارد، زودتر می‌پردازد.
ساکنان مستأجر و مالکان غیرساکن
در واحدهای اجاره‌ای، مشخصات ساکن و مالک هر دو قابل ثبت است. این کار به مدیریت کمک می‌کند در موارد لازم، هر دو طرف را در جریان وضعیت واحد قرار دهد. برای آشنایی با نکات شارژ این واحدها، مقاله شارژ واحد خالی و مستأجرنشین را بخوانید.
قدم بعدی
برای دیدن پنل ساکنان از نگاه یک ساکن و از نگاه مدیریت، درخواست دمو ثبت کنید. برای آشنایی با فرآیند تأیید و تخصیص پرداخت‌ها، صفحه حسابداری حسابرسی‌پذیر را ببینید.