در برج‌ها و مجتمع‌هایی که امکانات مشترک دارند، رزرو استخر یا روف‌گاردن معمولاً با یک دفتر کاغذی در لابی یا پیام به مدیر انجام می‌شود. نتیجه قابل پیش‌بینی است: رزروهای هم‌پوشان، واحدهایی که بیش از سهم خود استفاده می‌کنند، هزینه‌هایی که ثبت نمی‌شوند و بحث‌هایی که به هیئت‌مدیره می‌رسد. بخش رزرو امکانات سامانه ما این فرآیند را منظم، منصفانه و مستند می‌کند.
امکانات قابل تعریف
هر ساختمان امکانات مشترک خود را تعریف می‌کند؛ مانند:
- استخر، سونا و جکوزی؛
- باشگاه ورزشی؛
- روف‌گاردن و فضای سبز مشترک؛
- سالن اجتماعات یا مهمانی؛
- هر فضای مشترک دیگری که نیاز به نوبت‌دهی دارد.
برای هر امکان، برنامه زمانی، هزینه و قواعد جداگانه تنظیم می‌شود.
برنامه زمانی و نوع رزرو
- روزها و ساعات فعالیت هر امکان مشخص می‌شود.
- نوع رزرو: روز کامل، نیم‌روز یا بازه‌های زمانی مشخص (مثلاً یک‌ساعته یا دوساعته).
- تقویم شمسی و میلادی: تاریخ‌ها با تقویم شمسی نمایش داده می‌شوند و معادل میلادی هم در دسترس است.
سهمیه هر واحد
برای جلوگیری از استفاده نامتوازن، سهمیه هر واحد تعریف می‌شود؛ مثلاً تعداد مشخصی رزرو در هفته یا ماه. وقتی واحدی به سقف سهمیه برسد، سامانه رزرو جدید را نمی‌پذیرد. این قاعده برای همه واحدها یکسان است و نیازی به قضاوت موردی مدیر یا لابی‌من نیست.
هزینه رزرو و درآمد ساختمان
اگر استفاده از یک امکان هزینه دارد، مبلغ آن هنگام رزرو مشخص است و:
- به‌عنوان بدهی در صورتحساب واحد ثبت می‌شود؛
- ساکن آن را مانند سایر بدهی‌ها پرداخت و فیش آن را ارسال می‌کند؛
- مبلغ به‌عنوان درآمد ساختمان در حساب‌ها و گزارش‌ها دیده می‌شود.
به این ترتیب، درآمد امکانات مشترک، که در بسیاری از ساختمان‌ها ثبت و گزارش نمی‌شود، شفاف و قابل حسابرسی است.
مثال
روف‌گاردن یک برج برای مهمانی به‌صورت نیم‌روز رزرو می‌شود؛ هزینه هر نیم‌روز ۱٫۵ میلیون تومان و سهمیه هر واحد دو نیم‌روز در ماه است.
- واحد ۱۲ برای جمعه عصر رزرو ثبت می‌کند؛ ۱٫۵ میلیون تومان به صورتحساب واحد اضافه می‌شود.
- همان واحد برای جمعه بعد هم رزرو می‌کند؛ سهمیه ماه تکمیل می‌شود.
- تلاش برای رزرو سوم در همان ماه بر اساس قاعده سهمیه پذیرفته نمی‌شود.
- در پایان ماه، گزارش رزروها نشان می‌دهد روف‌گاردن چند بار رزرو شده و چه مبلغی درآمد ایجاد کرده است.
اعمال قواعد
قواعد رزرو در سمت سرور اعمال می‌شود، نه فقط در ظاهر برنامه. یعنی:
- رزرو هم‌پوشان برای یک بازه ثبت نمی‌شود؛
- سهمیه واحد قابل دور زدن نیست؛
- رزرو خارج از ساعات مجاز پذیرفته نمی‌شود.
این همان اصلی است که در بخش مالی هم رعایت می‌شود: قواعد یکسان، برای همه، بدون استثنای سلیقه‌ای.
رزرو توسط کارکنان
همه ساکنان با تلفن همراه کار نمی‌کنند. لابی‌من یا کارکنان مجاز می‌توانند از پنل کارکنان برای یک واحد رزرو ثبت کنند؛ با همان قواعد، همان سهمیه و همان ثبت هزینه. این رزروها هم با نام کاربر ثبت‌کننده در سوابق باقی می‌مانند.
گزارش رزروها
در بخش گزارش‌ها، گزارش رزرو امکانات نشان می‌دهد:
- هر امکان چند بار و در چه زمان‌هایی رزرو شده است؛
- الگوی استفاده از امکانات در طول دوره چگونه بوده است؛
- درآمد حاصل از هر امکان در هر دوره چقدر بوده است.
این اطلاعات به هیئت‌مدیره کمک می‌کند درباره ساعات کاری، هزینه‌ها و سهمیه‌ها تصمیم آگاهانه بگیرد. جزئیات بیشتر در صفحه گزارش‌ها.
چرا رزرو سیستمی؟
- عدالت: سهمیه و قواعد یکسان برای همه واحدها.
- آرامش لابی: لابی‌من به‌جای دفتر کاغذی و بحث، به سامانه ارجاع می‌دهد.
- شفافیت مالی: هر ریال درآمد امکانات، ثبت و گزارش می‌شود.
- داده برای تصمیم: میزان واقعی استفاده از امکانات، مبنای تصمیم‌های بعدی است.
قدم بعدی
برای دیدن نحوه تعریف امکانات، سهمیه‌ها و قواعد رزرو روی داده‌های نمونه، درخواست دمو ثبت کنید. برای آشنایی با نمایش رزرو و صورتحساب از نگاه ساکن، صفحه پنل ساکنان را ببینید.