شفافیت فقط به پول محدود نمی‌شود. وقتی پمپ آب از کار می‌افتد یا فشار موتورخانه غیرعادی است، اولین سؤال هیئت‌مدیره این است: «آخرین بار کی بازدید شده بود؟» در بیشتر ساختمان‌ها پاسخ این سؤال در حافظه سرایدار یا در یک دفتر گم‌شده است. بخش عملیات سامانه ما، نگهداری روزمره ساختمان را هم به اندازه حساب‌ها مستند می‌کند.
پنل کارکنان
کارکنان ساختمان، از جمله لابی‌من، سرایدار و نگهبان، پنل مخصوص خود را دارند که روی تلفن همراه باز می‌شود و قابل نصب است. هر کارمند فقط به بخش‌هایی دسترسی دارد که نقشش اجازه می‌دهد؛ برای مثال، لابی‌من می‌تواند چک‌لیست روزانه را ثبت کند و برای ساکنان رزرو امکانات انجام دهد، بدون اینکه به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد.
نقش‌ها و دسترسی‌ها برای هر ساختمان به‌طور کامل قابل تنظیم است.
چک‌لیست‌های روزانه
مدیریت برای هر نقش یا هر محل، چک‌لیست تعریف می‌کند. نمونه‌های رایج:
چک‌لیست لابی
- روشنایی لابی و راهروها؛
- نظافت ورودی و آسانسورها؛
- عملکرد درهای ورودی و درب پارکینگ؛
- وضعیت دوربین‌ها و آیفون؛
- ثبت موارد غیرعادی.
چک‌لیست موتورخانه و پمپ‌ها
- فشار و دمای دیگ یا سیستم گرمایش؛
- عملکرد پمپ‌های آب و مخزن؛
- نشتی یا صدای غیرعادی؛
- وضعیت تابلو برق و تجهیزات؛
- ثبت موارد نیازمند تعمیر.
چک‌لیست نگهبانی
- بازدید دوره‌ای محوطه و پارکینگ؛
- کنترل درهای خروجی اضطراری؛
- ثبت رخدادها در شیفت.
کارمند هر مورد را در پنل خود علامت می‌زند و زمان و کاربر ثبت‌کننده ذخیره می‌شود.
گزارش اجرای چک‌لیست‌ها
در بخش گزارش‌ها، میزان اجرای چک‌لیست‌ها نمایش داده می‌شود. هیئت‌مدیره می‌تواند ببیند چک‌لیست‌ها در چند درصد از روزها ثبت و کامل شده‌اند.
مثال
در یک ماه ۳۰ روزه، چک‌لیست روزانه موتورخانه در ۲۷ روز ثبت شده است:
- میزان اجرا: ۲۷ ÷ ۳۰ = ۹۰ درصد
- سه روز بدون ثبت، هر سه در روزهای تعطیل بوده‌اند.
- نتیجه برای هیئت‌مدیره: برنامه جایگزین برای روزهای تعطیل لازم است.
این نوع داده، بحث درباره عملکرد کارکنان را از قضاوت شخصی به واقعیت ثبت‌شده منتقل می‌کند؛ هم به نفع هیئت‌مدیره و هم به نفع کارکنانی که کارشان را درست انجام می‌دهند.
رزرو امکانات توسط کارکنان
لابی‌من یا کارکنان مجاز می‌توانند برای ساکنانی که با تلفن همراه کار نمی‌کنند، رزرو امکانات ثبت کنند. قواعد، سهمیه و هزینه همان است که برای رزرو ساکنان اعمال می‌شود. جزئیات در صفحه رزرو امکانات.
کارکنان به‌عنوان طرف حساب
کارکنان ساختمان در بخش طرف حساب‌ها هم پرونده دارند: مشخصات، قرارداد و اطلاعات بانکی. پرداخت حقوق و مزایا به‌عنوان هزینه، با منبع پرداخت و سند ثبت می‌شود. به این ترتیب، بخش عملیات و بخش مالی به یک پرونده واحد برای هر کارمند متصل‌اند. جزئیات در صفحه حسابداری حسابرسی‌پذیر.
پیمانکاران و قراردادهای نگهداری
پیمانکاران آسانسور، چیلر، موتورخانه، باغبانی و سایر خدمات هم پرونده کامل با قرارداد دارند. هزینه هر سرویس یا تعمیر با فاکتور پیوست ثبت می‌شود و در گزارش تفکیک هزینه‌ها، هزینه نگهداری هر بخش قابل مشاهده است.
صفحه عمومی هر ساختمان
هر ساختمان یک صفحه عمومی اختصاصی با آدرس مخصوص خود در وب‌سایت سامانه دارد. این صفحه نقطه ورود ساکنان، کارکنان و مدیریت به پنل‌های ساختمان است و می‌تواند اطلاعات عمومی ساختمان را نمایش دهد. ساکنان جدید با یک پیوند ساده به ساختمان خود دسترسی پیدا می‌کنند.
چرا عملیات مستند مهم است؟
- پیشگیری: بازدید منظم، خرابی را پیش از بحرانی شدن آشکار می‌کند.
- پاسخ‌گویی: وقتی مشکلی پیش می‌آید، سابقه بازدیدها در دسترس است.
- ارزیابی منصفانه کارکنان: عملکرد بر اساس داده سنجیده می‌شود، نه برداشت شخصی.
- تحویل آسان: با تغییر کارکنان یا مدیریت، سوابق عملیات از بین نمی‌رود.
قدم بعدی
برای دیدن پنل کارکنان، چک‌لیست‌ها و گزارش اجرای آن‌ها روی داده‌های نمونه، درخواست دمو ثبت کنید. اگر مدیریت یک برج یا مجتمع بزرگ را بر عهده دارید، صفحه راهکار برج‌ها را هم ببینید.