صورتجلسه مجمع ساختمان: اجزای لازم و نمونه متن
صورتجلسه مجمع چه اجزایی باید داشته باشد، چه کسی امضا کند، چطور به غایبان ابلاغ شود و نمونه کوتاه برای انتخاب مدیر و تصویب شارژ.
آخرین بازبینی: ۱۴۰۵/۰۷/۲۲
این متن برای اطلاع‌رسانی است و مشاورهٔ حقوقی نیست. برای پروندهٔ خودتان با وکیل یا مرجع رسمی مشورت کنید.
«کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید در صورتجلسه نوشته…» شود و نزد مدیر یا مدیران بماند. (ماده ۱۲ آیین‌نامه)
چرا این‌قدر مهم است؟
- مدیر برای درخواست اجرائیه علیه بدهکار، «مدارک مثبت سمت» خود را لازم دارد (تبصره ۲ ماده ۱۰ مکرر). این مدرک همان صورتجلسه انتخاب است.
- نرخ شارژ بدون صورتجلسه، در برابر اعتراض ضعیف است.
- تصمیم‌ها برای همه الزام‌آور است (ماده ۱۳ آیین‌نامه)، به شرطی که بشود ثابت کرد گرفته شده‌اند.
اجزای لازم
قانون قالب صورتجلسه را تعیین نکرده است. این فهرست رویه رایج است و آنچه دادگاه یا اداره ثبت معمولاً انتظار دارد را پوشش می‌دهد:
- نام و نشانی ساختمان، پلاک ثبتی
- نوع مجمع (عادی یا فوق‌العاده)، تاریخ، ساعت و محل
- نوبت جلسه (اول یا دوم، طبق تبصره ماده ۸ آیین‌نامه)
- فهرست حاضران: شماره واحد، نام مالک یا وکیل، مساحت واحد
- محاسبه حد نصاب: جمع مساحت حاضران در برابر نصف مساحت کل
- نام رئیس جلسه و منشی
- دستور جلسه
- هر تصمیم با متن دقیق، تعداد یا مساحت موافق و مخالف
- امضای حاضران
- پیوست‌ها: وکالت‌نامه‌ها، بودجه، گزارش مالی
ابلاغ به غایبان
«تصمیمات متخذه مجمع باید ظرف ده روز به وسیله‌مدیر یا مدیران…» به غایبان ابلاغ شود. (تبصره ماده ۱۲ آیین‌نامه)
روش ابلاغ را قابل اثبات نگه دارید: پست سفارشی، پیامک با گزارش تحویل، یا پیام در سامانه با ثبت زمان مشاهده.
نمونه متن کوتاه
صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالانه ساختمان …… به پلاک ثبتی ……
جلسه نوبت اول در تاریخ …… ساعت …… در لابی ساختمان با حضور مالکان
واحدهای ۱۰۱، ۱۰۲، ۲۰۲، ۳۰۲، ۴۰۱، ۵۰۲ و ۶۰۲ (جمع مساحت ۲٬۰۶۰ متر
از ۳٬۳۰۰ متر) رسمیت یافت. آقای/خانم …… به ریاست و آقای/خانم …… به
منشی‌گری جلسه انتخاب شدند.
مصوبات:
۱. آقای/خانم ……، …… و …… برای مدت دو سال از تاریخ …… به‌عنوان
هیئت‌مدیره انتخاب شدند و آقای/خانم …… خزانه‌دار تعیین شد.
۲. بودجه سال …… به مبلغ …… ریال تصویب شد.
۳. شارژ هر فصل از تاریخ …… برای واحدهای ۲۳۰ متری …… ریال و برای
واحدهای ۳۲۰ متری …… ریال تعیین شد.
۴. مدیر مکلف است این مصوبات را ظرف ۱۰ روز به مالکان غایب ابلاغ کند.
امضای حاضران: ……اشتباه‌های رایج
- ننوشتن مساحت حاضران؛ بعداً نمی‌شود ثابت کرد حد نصاب بوده است
- ننوشتن مدت مدیریت (دو سال، ماده ۱۵ آیین‌نامه)
- مبلغ شارژ بدون تاریخ شروع
- گم شدن نسخه امضاشده؛ همیشه یک نسخه اسکن‌شده نگه دارید
مقاله صورتجلسه مجمع عمومی ساختمان نمونه‌های بیشتری دارد.
در هم‌بن: اسکن صورتجلسه را می‌توانید به‌عنوان پیوست در پرونده ساختمان نگه دارید و نرخ مصوب را از تاریخ اجرا در سامانه تعریف کنید تا هر شارژ صادرشده به مصوبه خودش برگردد.
منابع
مطالب مرتبط
- برگزاری مجمع عمومی ساختمان: دعوت، حد نصاب، جلسه دوم و رأیمجمع عمومی ساختمان را گامبهگام برگزار کنید: چه کسی دعوت میکند، حد نصاب بر اساس مساحت، جلسه دوم ۱۵ روزه، وکالت و رأیگیری.
- انتخاب، عزل و جایگزینی مدیر ساختمانمدیر یا هیئت‌مدیره چطور انتخاب میشود، دوره چقدر است، عزل و استعفا چه روالی دارد و اگر مدیر دورهاش تمام شد چه میشود.
- افزایش شارژ ساختمان: چه کسی تصمیم میگیرد و چطور؟افزایش شارژ با مجمع است، نه مدیر. مراحل پیشنهاد بودجه، تصویب، اعلام و اجرا، و مثال عددی محاسبه کسری و نرخ جدید.
- ماده ۱۰ مکرر قانون تملک آپارتمانها: متن، مراحل و مهلتهاماده ۱۰ مکرر و چهار تبصره آن جمله به جمله: اظهارنامه، مهلت ۱۰ روزه، خودداری از خدمات مشترک، اجرائیه ثبت، اعتراض و جریمه بدهکار مکرر.