برگزاری مجمع عمومی ساختمان: دعوت، حد نصاب، جلسه دوم و رأی

عادی و فوق‌العاده

• مجمع عادی: دست‌کم سالی یک بار، برای گزارش مالی، بودجه و انتخاب مدیران (ماده ۷ آیین‌نامه).
• مجمع فوق‌العاده: هر وقت لازم شد، مثلاً برای جانشینی مدیری که رفته (ماده ۱۶ آیین‌نامه) یا هزینه بزرگ پیش‌بینی‌نشده.

چه کسی زمان جلسه را تعیین می‌کند؟

«زمان تشکیل مجمع عمومی مالکین اعم از عادی یا فوق العاده…» را مالکانی تعیین می‌کنند که بیش از نصف مساحت را دارند؛ اگر این اکثریت نبود، دست‌کم سه نفر از مالکان. (ماده ۶ آیین‌نامه)

در عمل، معمولاً مدیر دعوت می‌کند. اگر مدیر دعوت نکند، مالکان طبق همین ماده می‌توانند خودشان مجمع را فرا بخوانند.

گام ۱: دعوت‌نامه

• به همه مالکان، به نشانی واحد یا نشانی‌ای که مالک در همان شهر اعلام کرده (تبصره ماده ۶ قانون).
• شامل: تاریخ، ساعت، محل، دستور جلسه، و اینکه وکالت چطور پذیرفته می‌شود.
• مهلت دعوت در آیین‌نامه تعیین نشده است. رویه رایج: دست‌کم ۱۰ روز پیش از جلسه، با رسید (پیامک، پیام در سامانه، یا پست سفارشی).

گام ۲: حد نصاب

«برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف‌مساحت تمام قسمتهای اختصاصی…» لازم است. (ماده ۸ آیین‌نامه)

حد نصاب بر اساس مساحت است، نه تعداد نفرات.

مثال: ساختمان ۱۲ واحدی با ۶ واحد ۲۳۰ متری و ۶ واحد ۳۲۰ متری. جمع مساحت ۳٬۳۰۰ متر و نصف آن ۱٬۶۵۰ متر است.

• اگر ۶ مالک واحدهای ۳۲۰ متری بیایند: ۱٬۹۲۰ متر، رسمی است، با اینکه نصف مالکان آمده‌اند.
• اگر هر ۶ مالک واحدهای ۲۳۰ متری بیایند: ۱٬۳۸۰ متر، رسمی نیست، با اینکه همان تعداد نفر آمده‌اند.
• ۴ واحد ۳۲۰ و ۲ واحد ۲۳۰: ۱٬۲۸۰ + ۴۶۰ = ۱٬۷۴۰ متر، رسمی است.

گام ۳: اگر حد نصاب نرسید

«در صورت عدم حصول اکثریت مندرج در این ماده جلسه برای پانزده روز بعد تجدید…» می‌شود و تصمیم‌ها با اکثریت حاضران معتبر است. (تبصره ماده ۸ آیین‌نامه)

یعنی جلسه دوم، ۱۵ روز بعد، با هر تعداد حاضر رسمی است. این قاعده را در همان دعوت‌نامه اول بنویسید.

گام ۴: وکالت و نماینده

• وکیل باید وکالت‌نامه را پیش از جلسه به مدیر بدهد (ماده ۹ آیین‌نامه).
• مالک شخص حقوقی (شرکت) نماینده‌اش را طبق قواعد همان شخص حقوقی معرفی می‌کند (تبصره ماده ۹).
• چند مالک یک واحد باید یک نماینده مشترک داشته باشند (ماده ۱۰ آیین‌نامه).

شکل وکالت‌نامه (رسمی یا عادی) در آیین‌نامه تعیین نشده است. رویه رایج، نیازمند تأیید حقوقدان: وکالت کتبی با امضای مالک برای مجمع عادی پذیرفته می‌شود؛ برای تصمیم‌های مهم مثل نوسازی، وکالت رسمی محکم‌تر است.

گام ۵: اداره جلسه و رأی‌گیری

• اول رئیس جلسه انتخاب می‌شود (ماده ۷ و ۱۱ آیین‌نامه).
• طبق دستور جلسه پیش بروید؛ موضوع خارج از دستور را به جلسه بعد بگذارید.
• روش شمارش رأی را پیش از رأی‌گیری اعلام کنید. برای تصمیم‌های مالی و مشاعات، شمارش بر اساس مساحت با ماده ۶ قانون هم‌خوان‌تر است. رویه رایج، نیازمند تأیید حقوقدان.

گام ۶: صورتجلسه و ابلاغ

همه تصمیم‌ها در صورتجلسه نوشته می‌شود و مدیر آن را نگه می‌دارد (ماده ۱۲)؛ و تصمیم‌ها ظرف ۱۰ روز به غایبان ابلاغ می‌شود (تبصره ماده ۱۲). صورتجلسه مجمع

تصمیم برای همه الزام‌آور است

«تصمیمات مجمع عمومی بر طبق ماده ۶ قانون برای‌کلیه شرکاء الزام‌آور است.» (ماده ۱۳ آیین‌نامه)

مالکی که مخالف است، راه اعتراض قانونی دارد؛ اما نمی‌تواند تصمیم را نادیده بگیرد.

در هم‌بن: مصوبه‌های مالی مجمع، مثل نرخ شارژ هر دوره، از تاریخ اجرا در سامانه ثبت می‌شوند و دوره‌های قبل دست نمی‌خورد. گزارش‌های مالی و بودجه برای ارائه در مجمع آماده است.