خزانه‌دار ساختمان: دفتر درآمد و هزینه و پاسخ‌گویی مالی
خزانه‌دار چه کسی است، چه دفاتری باید نگه دارد، چه مدارکی لازم است و در برابر مجمع چه گزارشی می‌دهد.
آخرین بازبینی: ۱۴۰۵/۰۷/۲۲
این متن برای اطلاع‌رسانی است و مشاورهٔ حقوقی نیست. برای پروندهٔ خودتان با وکیل یا مرجع رسمی مشورت کنید.
«مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه‌دار تعیین می‌نماید…» (ماده ۱۸ آیین‌نامه)
پس خزانه‌دار یکی از مدیران است و مجمع او را تعیین می‌کند، نه خود هیئت‌مدیره. ساختمانی که فقط یک مدیر دارد، همان مدیر کار خزانه‌دار را هم انجام می‌دهد.
تکالیف خزانه‌دار
طبق ماده ۱۸، خزانه‌دار دفتر درآمد و هزینه را همراه با مدارک نگه می‌دارد و برای تصویب به مجمع ارائه می‌کند. در عمل یعنی:
- هر دریافت، رسید داشته باشد: تاریخ، مبلغ، واحد، بابت چه دوره‌ای.
- هر پرداخت، مدرک داشته باشد: فاکتور، قرارداد یا رسید فروشنده.
- حساب بانکی ساختمان از حساب شخصی جدا باشد.
- مانده بانک هر ماه با دفتر تطبیق داده شود.
- تنخواه برای هزینه‌های فوری با ترتیب مصوب مجمع نگه داشته شود (ماده ۲۷ آیین‌نامه)، و هزینه‌های تنخواه هم سند داشته باشند.
حقوق خزانه‌دار
- درخواست مدرک برای هر پرداخت پیش از انجام آن
- رد پرداختی که در بودجه مصوب نیست، تا تصمیم هیئت‌مدیره
- دسترسی به همه اسناد مالی ساختمان
گزارش به مجمع
قانون شکل گزارش را تعیین نکرده است. رویه رایج: یک گزارش سالانه شامل مانده اول دوره، جمع درآمد به تفکیک (شارژ، اجاره مشاعات، سایر)، جمع هزینه به تفکیک دسته، مانده پایان دوره، فهرست بدهکاران و مقایسه با بودجه مصوب.
مثال ساده
ساختمانی با ۱۲ واحد، در یک فصل:
| قلم | مبلغ (میلیون تومان) |
|---|---|
| مانده اول فصل | ۸۰ |
| شارژ وصول‌شده | ۶۷۵ |
| هزینه‌ها | ۷۱۰ |
| مانده پایان فصل | ۴۵ |
خزانه‌دار باید برای هر یک از ۷۱۰ میلیون هزینه، مدرک داشته باشد و نشان دهد چرا هزینه از درآمد بیشتر شده است. همین جدول ساده، پایه تصمیم مجمع درباره افزایش شارژ است.
اشتباه‌های رایج
- پرداخت نقدی بدون رسید
- واریز شارژ به کارت شخصی مدیر
- نبود تفکیک بین شارژ جاری و شارژ فوق‌العاده
- پاک کردن یا بازنویسی سند قدیمی به جای ثبت اصلاحیه
در هم‌بن: خزانه‌دار معمولاً نقش حسابدار (accountant) یا هیئت‌مدیره را دارد. حسابدار سند ثبت می‌کند، صندوق‌ها و حساب‌های بانکی را می‌بیند و صورتحساب و گزارش مالی می‌گیرد. اسناد حذف نمی‌شوند؛ اشتباه با ابطال و ثبت دوباره اصلاح می‌شود و تاریخچه آن می‌ماند.
منابع
مطالب مرتبط
- نقشها و مسئولیتها در ساختمان: چه کسی چه کاری می‌کند؟نقشه کامل نقشهای یک ساختمان، از مجمع عمومی تا لابیمن، با جدول مسئولیتها و اینکه هر نقش در قانون از کجا آمده است.
- هیئت‌مدیره ساختمان: تعداد، دوره، تصمیمگیری و مسئولیتهیئتمدیره ساختمان چند نفر است، چند سال می‌ماند، چطور تصمیم می‌گیرد، چه حقوق و تکالیفی دارد و چه چیزی را نمیتواند واگذار کند.
- بازرس و حسابرس ساختمان: نقشی که قانون نام نبرده استقانون تملک برای ساختمان بازرس پیشبینی نکرده، اما مجمع میتواند ناظر یا حسابرس مالی تعیین کند. حدود اختیار، کار و گزارش او.
- شارژ فوق‌العاده، اندوخته و تنخواه: پول ساختمان برای روز مبادامبنای قانونی اندوخته و تنخواه، اینکه شارژ فوق‌العاده را چه کسی تصویب می‌کند، با چه کسی است و مثال عددی تقسیم آن.